La Caisse des Dépôts est un pôle financier public français engagé dans la réalisation de politiques publiques variées, touchant des domaines aussi divers que le logement, l'environnement, les territoires ou encore les retraites. Elle compte près de 6000 collaborateurs répartis sur cinq sites géographiques.

Auparavant, la Caisse des Dépôts réalisait plusieurs sortes de veille, telles que des veilles d'actualités ou des veilles juridiques. Néanmoins, il y avait un manque d'harmonisation dans la manière d'exploiter les résultats : chaque équipe adoptait des méthodes différentes, ce qui se traduisait pas des livrables visuellement distincts. De plus, il y avait peu de collaboration ou de partage d'informations entre les sites géographiques. De manière générale, la veille était réalisée manuellement, entrainant une perte d'efficacité.

En 2021, la Caisse Des Dépôts décide d'implanter un dispositif de veille stratégique, dans le but d'atteindre trois objectifs majeurs :

 

 

Favoriser la collaboration transversale

Permettre à des équipes éloignées géographiquement de travailler ensemble

Gagner en efficacité

Recourir à un seul et même outil en centralisant toutes les étapes du processus de veille, de la collecte d'informations à leur diffusion

Développer la qualité du service

Proposer des veilles spécifiques répondant aux besoins de chacun des collaborateurs

Après avoir réalisé un benchmark approfondi, nous avons conclu que Sindup était l'outil répondant le mieux à nos différents objectifs.

Sophie Kouchniroff
Documentaliste à la Caisse des Dépôts, Paris

Les bénéfices de l'automatisation du projet de veille de la Caisse des Dépôts

 

Après l'implémentation d'un outil de veille stratégique, la Caisse des Dépôts a constaté de nombreux avantages liés à son utilisation :

Implantation de l'outil : collaboration et formation

Chaque équipe a dû travailler sur la définition de sources pertinentes, la création de requêtes spécifiques et la maîtrise de l'outil. En parallèle, un "Club Utilisateurs Interne" a été créé pour encourager la collaboration et le partage de bonne pratiques. Les sessions de formation, les tutoriels internes, la mise en place d'une foire aux questions (FAQ), et les comptes rendus des formations Sindup ont tous contribué à faciliter la prise en main de l'outil, avec Teams comme principal support de communication.

Expansion des projets de veille

L'introduction d'un nouvel outil auprès des collaborateurs de la Caisse des Dépôts a été très rapidement positif : le nombre de veilles a augmenté de manière remarquable, avec une croissance de 65%. Cela se traduit par la mise en place de 35 nouvelles veilles, témoignant du gain de temps quant à l'automatisation des tâches chronophages. De plus, le nombre de collaborateurs abonnés à ces veilles a progressé de 14%, atteignant un total de 2500 collaborateurs abonnés.

 

 

 

Diffusion facilitée des résultats

L'intégration de tableaux de bord est une avancée majeure du projet. Le catalogue des livrables de veille reflète les thématiques liées aux politiques d'investissement de la Caisse des Dépôts. Il propose également des sous-thématiques pour des recherches plus spécifiques. Une des attentes des utilisateurs était d'avoir accès à l'ensemble des thématiques facilement. Cela est désormais possible, puisque l'ensemble des informations validées par les veilleurs sont accessibles aux lecteurs. Désormais, les lecteurs ont la possibilité de consulter les newsletters, les indicateurs, et les tableaux de bord corrélés aux thématiques de leur choix. De plus, des indicateurs spécifiques ont été développés en fonction des demandes des utilisateurs, améliorant la pertinence des informations.

Les évolutions à venir

L'introduction d'un nouvel outil a permis à la Caisse des Dépôts d'offrir des réponses adaptées à chacun des collaborateurs. Ceci offre la possibilité de proposer des rôles de "curateurs" de l'information à différents correspondants régionaux. A court terme, la Caisse des Dépôts souhaite créer des tutoriels vidéos et d'images pour faciliter la prise en main de l'outil. De plus, l'achèvement des tableaux de bord et les efforts de communication associés visent à garantir que toute l'organisation puisse profiter pleinement de la plateforme de veille.

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