Sébastien Caillé est le Responsable Informatique et Veille de la Cité des Formations à Tours (37).

La Cité des Formations est un centre de formation spécialisé dans les formations en apprentissage et en alternance, notamment CAP et BTS (hôtellerie restauration, carrosserie et peinture automobile). L"association compte une une 100aine de salariés et une 50aine de formateurs accueillant 800 apprenants par an. Sébastien est en charge du projet de veille au sein de la Cité des Formations, projet qu'il met en place depuis 2021. Il dispense également des cours de veille stratégique auprès des apprenants du centre.

Sébastien nous explique dans ce témoignage comment le projet de veille a été lancé au sein de la Cité des Formations en 2021.

Découvrez également son retour d'expériences en version podcast 🎧

Quel a été l'élément déclencheur pour mettre en place ce projet de veille ?

Le secteur de la formation a été révolutionné, en 2018, à travers la mise en place de la loi "Pour la liberté de choisir son avenir professionnel". Cette loi a modifié profondément l'organisation et le financement des organismes de formation. La réorganisation a engendré la mise en place de processus tels que le charte qualité, et notamment la certification Qualiopi. Dans les 32 indicateurs évalués dans le cadre de la certification Qualiopi, 3 indicateurs concernent la veille:

  • Veille légale et réglementaire (Qualiopi indicateur #23)
  • Veille emplois et métiers (Qualiopi indicateur #24)
  • Veille pédagogique et technologique (Qualiopi indicateur #25)

Dans ce cadre, les organismes de formation sont rentrés dans une ère de transformation avec la mise en place des processus et une approche stratégique plus proche d'une entreprise avec des enjeux de concurrence entre les centres, etc. Avec l'échéance de la certification Qualiopi, le projet de veille a été priorisé en interne afin de répondre aux différents critères de la certification, et de manière plus large d'entamer une réelle démarche de veille concurrentielle au sein de l'organisme pour augmenter la compétitivité et la pérennité de l'organisation.

 

Nous avons choisi Sindup car c'était le système le plus souple et le plus simple à mettre en place

Sébastien Caillé
Responsable  IT et Projet de Veille

Mise en place du projet de veille de la Cité des Formations en 3 étapes

Recensement des besoins avec un questionnaire interne

Rédaction du cahier des charges et approbation de la direction (Comex)

Mise en place du projet en favorisant le transfert de compétences

Recensement des besoins avec un questionnaire interne

La nécessité de mettre en place le dispositif était déjà actée, mais au démarrage du projet nous avons eu besoin de faire un état des lieux en interne. D'abord nous avons commencé par le recensement via un questionnaire des besoins et des usages en interne. Nous avons été agréablement surpris par les premiers résultats: 70% des répondants effectuaient déjà de la veille et le niveau de connaissances était plutôt correct.

Cependant, le questionnaire a révélé que la veille effectuée n'était pas efficace, irrégulière, que c'était réalisé de manière individuelle et sans diffusion, ni partage, des contenus en interne.

 

 

Rédaction du cahier des charges et approbation de la Direction (Comex)

Ensuite, nous avons procédé à la rédaction d'un cahier des charges et un plan de déploiement du projet. Dans le cadre du questionnaire nous avons demandé à chaque répondant le temps qui était consacré à la veille. Les réponses variaient entre 1 heure et 10 heures par semaine ! L'aspect de l'automatisation était donc critique dans notre cahier des charges afin de pouvoir optimiser le temps consacré à la veille. Un benchmark a été effectué auprès de plusieurs acteurs du marché et nous avons assez naturellement fait le choix de Sindup car nous avons estimé que c'était le système le plus souple et le plus simple à mettre en place.

Avant de procéder à la phase d'appropriation et de transfert de compétences, nous sommes d'abord passés par une validation de la démarche en Comité de Direction. Cette étape a été indispensable pour s'assurer de l'adhésion de la Direction au projet ainsi que les thématiques de veille à mettre en place. Nous avons également profité de cette étape pour confirmer les noms des 5 veilleurs qui devaient porter le projet en interne selon l'adéquation avec les indicateurs Qualiopi.

 

 

 

Mise en place du projet en favorisant le transfert de compétences en interne

La mise en place du dispositif de veille a été mené avec une stratégie de transfert de compétences et avec une phase d'appropriation pour accompagner les équipes à monter progressivement en compétence. A mon avis, la réussite de ce projet dépend entièrement de cette démarche car il ne peut pas reposer sur une personne pour être pérenne.

Tout d'abord, j'ai effectué moi-même le paramétrage des axes de veille et la configuration des newslettres. Afin de démontrer le potentiel en interne, 2 newslettres ont été configurées, une newslettre hebdomadaire à destination du Comex et une newslettre hebdomadaire à destination des équipes pédagogiques. Après avoir démontré le potentiel, nous avons réalisé une présentation à la Direction pour insister sur le rôle des curateurs. La plus-value effectuée par le curateur est le nerf de la veille, et la prise de conscience de cette partie nous semblait indispensable.

L'accompagnement des "nouveaux" veilleurs a été indispensable pour répondre aux questions sur l'utilisation (phase qui n'a pas duré très longtemps car les équipes ont pris la main de manière très rapide), mais surtout sur les aspects d'organisation. Certains collaborateurs ont eu besoin d'accompagnement pour mettre en place une régularité de consultation dans leur emploi du temps.

Une fois la prise en main effectuée, les veilleurs ont commencé à créer eux-mêmes des newslettres selon leurs centres d'intérêts avec des thématiques variées.

 

 

Un partage d'expérience en interne pour démontrer l'intérêt du dispositif


Afin d'encourager et accompagner ceux qui avaient plus de difficultés à s'y mettre, nous avons créé des moments de partage d'expérience en interne permettant aux éléments "moteurs" (les collaborateurs totalement convaincus par l'intérêt de faire de la veille) de montrer aux autres ce qu'ils ont mis en place. Les moments de partage d'expérience entre collaborateurs sont beaucoup plus efficaces que des réunions menées par la direction ou par le chef de projet.

Quel est le prochain défi dans le projet ?

Le prochain défi dans notre feuille de route c'est de mettre en place des indicateurs permettant de démontrer l'intérêt de la veille. Concrètement nous souhaitons démontrer comment la veille a eu un impact positif sur les équipes. Cette partie est forcément plus complexe à mettre en place. Nous sommes en train d'étudier par exemple le fait de déployer les tableaux de bord Sindup afin de remonter des commentaires et sortir des indicateurs chiffrés.

 

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