Une veille collaborative pour relever les défis
En premier lieu, se mettre autour de la table permet aux organisations d’entamer une réflexion, de se questionner, de challenger leurs objectifs, leurs modes de fonctionnement, leurs méthodes de travail. Objectif : tenter de s’adapter, chercher de meilleures idées, garder un esprit critique... Pour Karin Boras, mentor-coach RSE, « il est bon de se former, de prendre des risques, de tester, et même de se tromper ». Ce n’est guère un problème.
En tout cas, « mettre en place une stratégie RSE prend du temps, cela s’anticipe. La veille est par conséquent fondamentale pour éviter de se retrouver au pied du mur », ajoute-t-elle. « Vu l’océan d’incertitudes et de complexité que les organisations ont à gérer, capitaliser sur l’intelligence collective et le partage de connaissances apparaît comme du bon sens », estime, pour sa part, Mickaël Réault, CEO de Sindup. A travers son centre de formation et grâce à sa plateforme, Sindup aide les organisations, de toutes tailles et de tous secteurs, à mieux s’informer, et les accompagne dans la mise en œuvre de solutions collaboratives de veille stratégique, une aide précieuse à la prise de décision.
Dans un premier temps, il s’agit d’observer, de sentir les tendances du marché, de comprendre comment les uns et les autres ont su relever les défis, d’identifier de bonnes pratiques et de nouveaux partenaires, en particulier pour cesser de mettre la pression sur les ressources naturelles, de découvrir de nouvelles approches, des concepts intéressants et plus horizontaux. Des informations utiles afin de définir une vision, une raison d’être ou encore des missions communes. Puis, il s’agit d’élaborer un plan d’actions et se mettre en mouvement en fonction de ses objectifs. En effet, il est clair que les organisations ont désormais à contribuer à la nécessaire régénération des ressources naturelles et imaginer un modèle économique plus circulaire, plus vertueux pour les salariés, les clients, les fournisseurs, ainsi que le territoire.
Chacun peut apporter sa pierre à l'édifice
Le but du jeu est clair : impliquer les collaborateurs, les équipes des différents services afin de faire circuler de l’information pertinente et qualifiée. Durant les échanges entre les uns et les autres, chacun peut apporter sa pierre à l’édifice, proposer une idée, du contenu informationnel...
La veille collaborative peut également rassembler – pourquoi pas – les parties prenantes externes à l’entreprise, c’est-à-dire les fournisseurs, les clients, voire même d’autres sociétés au sein du même secteur d’activité, ainsi que des intervenants externes. L’idée ? Ouvrir les portes, décloisonner, créer des interactions, nourrir sa base de connaissances. « C’est intéressant de comprendre quelles ont été les actions entreprises chez les autres », souligne Marie Frizot, Head of business chez Sindup. Or, pour elle, « ce qui compte n’est pas forcément le nombre de participants, mais ce que les entreprises décident de déployer, pour quelles raisons et quels objectifs.»
Les étapes clés pour se lancer
La stratégie de veille se construit, petit à petit. Pour commencer, l’entreprise, qui a décidé de sauter le pas, peut s’interroger sur les pratiques qu’elle a déjà mises en place. C’est le temps de l’audit. Qui réalise de la veille en interne ? Quelles sont les habitudes des uns et des autres en matière de recherche d’informations ? Les équipes suivent-elles d’ores et déjà des newsletters ? Ces dernières sont-elles utiles, et si oui, pourquoi ? Les réponses à ces questions sont nécessaires pour concevoir le projet. Il convient en outre, pour l’entreprise volontaire, de se demander comment elle peut engager les salariés. Est-ce que la société souhaite que l’ensemble des équipes s’occupe de la veille avant de partager les informations recueillies ou entend-elle mettre en œuvre une veille pilotée par un pôle plus restreint ?
But du jeu : identifier les besoins, et puis définir une stratégie concrète. Une stratégie de veille qu’« il convient ensuite de tester pendant une durée de trois à six mois », suggère Marie Frizot. Cela, pour « valider la stratégie », les fonctionnalités et outils sélectionnés, identifier, aussi, d’éventuels points d’amélioration, en fonction des retours des personnes participantes. « Nous préconisons, poursuit-elle, une réunion après le déploiement en interne afin de s’assurer que les équipes sont bien toutes impliquées, et pour vérifier que tout se déroule au mieux. Ensuite, une journée de la veille annuelle en interne peut permettre aux ‘veilleurs’ de se rencontrer, de fédérer la communauté, de collecter de nouvelles bonnes pratiques... » En matière de livrables, notamment.
Que mettre en place, concrètement ?
Les équipes en charge de la veille et les contributeurs ont à transmettre la bonne information aux bonnes personnes et au bon moment. Cela peut passer par l’envoi d’une newsletter permettant de diffuser des liens utiles aux destinataires (actualité, idées de lectures, témoignages, bonnes pratiques, conseils, etc.), mais aussi de renvoyer vers d’autres outils numériques, d’autres espaces communs collaboratifs, que l’organisation aurait déjà déployés.
Par ailleurs, cela peut passer par l’utilisation d’un tableau de bord. Celui-ci permet d’apporter une information structurée en temps réel. « Cela donne l’opportunité, précise Marie Frizot, d’avoir une vision synthétique sur une thématique donnée, par exemple, la finance durable ou l’hydrogène. » Il y a également la possibilité d’ouvrir un portail dédié à la veille, regroupant l’ensemble des ressources clés autour de différents thèmes, sur lequel les collaborateurs peuvent interagir et faire des recherches, en fonction de leur besoin, par exemple en vue de préparer une prise de parole.
« Une fois convertie, estime Mickaël Réault, l’information permet en effet de renforcer la compréhension de ce qui se passe et d’alimenter ainsi la connaissance de l’entreprise pour, in fine, prendre de meilleures décisions et encourager les initiatives. » Enfin, sous réserve que les outils utilisés soient responsables et s’inscrivent eux-mêmes dans une démarche régénératrice, ajoute-t-il : « Alors si la veille est au service de la transformation du modèle économique, de la chaîne de production et de la gouvernance pour tendre vers l’économie régénératrice, dans ce cas il s’agit d’une veille régénératrice ! »
