Découvrez le cas client veille UEMOA avec Sindup

Créée en 1994, l’UEMOA est l’espace économique formé par huit Etats membres que sont le Bénin, le Burkina Faso, la Côte d'Ivoire, la Guinée-Bissau, le Mali, le Niger, le Sénégal et le Togo. Ces états, composés de 133,8 millions d’habitants répartis sur 3,5 millions de Km2, sont réunis autour de l’usage commun du Franc CFA. Ils affichent un taux de croissance, en volume du PIB, de 6,1% en 2021 et une inflation de 3,4%. Les cinq objectifs fondamentaux fixés selon les dispositions de l’Article 4 du Traité de l’Union : renforcer la compétitivité des activités économiques et financières des Etats Membres , assurer la convergence des performances et des politiques économiques des Etats Membres, créer entre les Etats Membres un marché commun basé sur la libre circulation des personnes, des biens et des services, instituer une coordination des politiques sectorielles nationales, par la mise en œuvre d’actions communes, harmoniser, dans la mesure nécessaire au bon fonctionnement du marché commun, les législations des Etats Membres et particulièrement le régime de la fiscalité. Son organe exécutif, la Commission, se dotait, en 2007, d’une unité de programmation stratégique devenue, en 2015 le Centre de Programmation Stratégique de Recherche et de veille (CSR) et, en 2017 , la Direction de la Stratégie et de l'Évaluation (DSE). Celle-ci a dans ses attributions la gestion des connaissances et la réalisation d'études pour anticiper sur les évolutions de l'environnement interne et externe afin d'éclairer la prise de décision.

Des prémices et des faiblesses

Avant la mise en place d’une cellule dédiée à la veille, certaines directions avaient pris des premières initiatives de veille. “La direction de la communication avait, par exemple, mis en place une veille corporate autour des différentes activités de l’UEMOA dans le cadre de la publication d’un panorama d’information qui couvrait l’essentiel des activités majeures qui se déroulent au sein de la Commission et dans les Etats Membres.”, raconte Oulimata LY/FAYE, en charge de la veille au CSR/UEMOA. Le Comité de veille EBOLA du Département du Développement Humain (DDH) a étendu sa surveillance à la pandémie Covid 19. De son côté, le Département de l’Agriculture, des Ressources en eau et de l’Environnement (DAREN) a mis en place une veille sur le coton à travers un portail régional depuis 2014. La DSE, rattachée à la Présidence, surveille différentes thématiques comme la paix et la sécurité, le financement des économies, les TIC, les infrastructures, etc. Chacune de ces initiatives a fait ressortir des faiblesses comme l’insuffisance de spécialistes dans ces domaines, la disparité des initiatives de veille dans la Commission, une absence de structure dédiée de la gestion de de la connaissance et un manque d’investissement et une hétérogénéité des outils de veille utilisés (Google alertes, etc.).

Solutions proposées par la DSE

Pour mettre en œuvre la fonction veille au sein de la Commission, la direction a procédé à la

validation en interne de la note conceptuelle sur de la mise en place du dispositif de veille stratégique ;
réalisation de missions sur le terrain pour s’inspirer des bonnes pratiques de veille auprès d’autres institutions comme basées au Québec : l’Ecole Nationale d'Administration Publique (ENAP) le Ministère des Relations Internationales et de la Francophonie et le Ministère de l’Économie, des Sciences et l’Innovation (MESI);

renforcement des capacités des cadres et points focaux (personnes référentes, veilleurs ou curateurs) ;

organisation de séminaires et d’ateliers sur les concepts de veille et les outils y relatifs;
mise en place du Comité de veille (5 veilleurs à la Présidence et 15 points focaux veille dans les Départements)

Sindup, un partenaire à taille humaine

En 2018, la Commission signe un partenariat avec Sindup dont l’objectif est de rendre optimal le processus de collecte, d’analyse, de traitement et de diffusion des informations en vue de la mise en place d’un système de veille opérationnel. Aujourd’hui, la Commission de l’UEMOA compte 20 veilleurs, 10 curateurs et 100 lecteurs. L’équipe veille se charge de paramétrer les thématiques de veille sur la plateforme, de créer des bouquets de sources, dresser un plan de classement des dossiers de veille, procéder à l’analyse et le traitement des informations, diffuser des bulletins de veille, créer des alertes mail sur les thématiques de veille et des tableaux de bord pour les lecteurs. “Notre bulletin de veille doit communiquer de manière concise, claire et précise, sur l’information à donner et faire en sorte que cette information ait une plus-value pour les lecteurs.”. A cet effet, les différentes rubriques du bulletin de veille sont validées par le Chef de la Division Stratégie, Etudes et Prospective, Dr DIARRA Souleymane, sous la supervision du Directeur Monsieur COULIBALY Aly D., commente Oulimata LY/FAYE.

Des tableaux de bord pour sensibiliser les équipes

Dans un but de sensibilisation du personnel pour les fonctions de Veille et de Gestion des connaissances et d'amener les cadres vers la pratique des outils., Nous avons créé des “matinées” dédiées ou un tableau de bord a été présenté aux Agents de la Commission (plus de 100 personnes) en leur expliquant la définition d’un tableau de bord, l’objectif et son utilité pour les lecteurs. A la suite des Matinées de veille et de gestion des connaissances, la DSE a paramétré des tableaux de bord par Direction pour chacun des 7 départements et pour la Présidence.

Oulimata LY/FAYE
En charge de la veille CSR / UEMOA

Difficultés rencontrées

Dans l’animation du « Réseau de veilleurs » au sein de la Commission, la Direction a noté une des difficultés principales qui sont liées à la réactivité tardive des points focaux pour partager et valider leurs articles dans le processus de production du bulletin de veille. A cela, s’ajoute le manque de temps des points focaux veille pour leur permettre de produire et de partager leurs newsletters avec les autres collègues du département. A cet effet, l’administrateur de la plateforme se charge de paramétrer pour eux certains livrables de veille (alertes mail, newsletters par thématiques et bulletins de veille sectorielle) pour diffusion.

Résultats obtenus

Les différentes activités de veille réalisées ont permis entre autres :

une synergie d’action entre les points focaux par rapport au partage d’information ;
le gain de temps sur la recherche d’information ;
un système de veille stratégique opérationnel et performant ;
la diffusion de 16 numéros de bulletins de veille stratégique et 2 bulletins de veille sectorielle ;
le paramétrage des newsletters et des alertes mails ;
un panorama de tableaux de bord par direction.

Prochaines étapes

Dans les perspectives, la DSE avec la collaboration des autres services envisage de démarrer les activités suivantes :

la veille sur les risques (menaces et opportunités) avec la production et diffusion d’un « supplément au bulletin de veille stratégique » :
les séances de démonstration auprès de chaque Commissaire en présence de son Directeur de Cabinet (DC) et du point focal du Département pour vulgariser l’outil de veille Sindup ;
le recensement des besoins personnels de chaque Commissaire et de son DC en information en vue de l’élaboration des livrables de veille dédiés au top management.

L'Union Economique et Monétaire Ouest-Africaine (UEMOA)