La mise en place d’un dispositif de veille devient désormais indispensable pour de nombreuses entreprises quelle que soit leur taille, afin d’anticiper au mieux les menaces ou opportunités auxquelles elles pourraient faire face.
Néanmoins, il ne suffit pas de disposer d’un outil pour pouvoir en tirer de réels résultats : élaborer une stratégie de veille en amont se révèle être nécessaire quant à l’efficacité et à la pérennité du dispositif.
Pour cela, il est important en premier lieu de se fixer des objectifs précis et réalisables, mais aussi d’identifier les facteurs de succès de la mise en place d’un dispositif de veille afin d’en apprécier les bénéfices.
L’importance des facteurs organisationnels
- Délimiter un périmètre de recherche : Il est essentiel de délimiter au mieux l’objectif principal de la veille, en s’interrogeant par exemple sur le type d’informations à recueillir, et sur les sujets en interne qui sont déjà traités… Ceci en vue d’améliorer la stratégie organisationnelle du projet.
- L’accessibilité des résultats : Certaines informations collectées pourraient provenir de sources payantes ou privées, et ne seraient donc pas diffusables publiquement. Il est indispensable de réfléchir à des moyens concrets de récupérer ces informations pour enrichir la veille. Il serait par exemple intéressant pour une entreprise de souscrire à des abonnements presse selon les besoins d’informations.
La prise en compte des facteurs humains
- L’implication des collaborateurs : La mise en place d’un dispositif de veille au sein d’une structure requiert l’implication d'une partie des collaborateurs. Sachant que certains des participants ont des tâches à prioriser et des responsabilités à assumer, il est important d’impliquer chacun d’entre eux en les familiarisant à la veille. De ce fait, ils seront enclins à saisir la valeur ajoutée de la mise en place d’un dispositif de veille au sein de l’entreprise. Les collaborateurs pourront mesurer l'impact de leurs contributions sur les résultats de l'entreprise.
- Le management de l’information : Il ne suffit pas de collecter de l’information pour que la veille génère des retombées mesurables. Il faut absolument prévoir la façon dont celle-ci sera traitée et diffusée (par quels canaux, à qui…), et la manière dont elle sera collectée. Le système d'information doit être structuré, ce qui permettra à l'entreprise d'optimiser sa performance.
L’identification des facteurs matériels
- Choisir les bons outils : Les solutions technologiques à utiliser dépendent principalement de l’objectif général de la veille : une équipe souhaitant réaliser une veille en temps réel sur les réseaux sociaux pour du community management n’utilisera probablement pas le même outil qu’une équipe souhaitant réaliser une veille stratégique sur le web. Il faut donc s’interroger sur les fonctionnalités adaptées que les types de source adaptés aux objectifs (sources payantes, contenu vidéo, billet de blog, études de marché, etc.)
- Pérenniser les usages : Mettre en place une veille au sein de son entreprise n’est qu’une étape vers la réussite du projet. Il y a un véritable enjeu d'animation du réseau de veille pour pérenniser le dispositif sur le long terme. Un accompagnement adapté renforcera les chances de succès dans la durée. L’entreprise doit être aussi en mesure de maintenir la veille suffisamment active en cas de départ de certains collaborateurs impliqués dans le dispositif.
La conciliation d’un outil et d’une stratégie
Dans la démarche d’un processus de veille, il est primordial de prendre en compte le fait que l'outil n'apportera des résultats qu'à condition de l'associer à une stratégie bien identifiée. La réussite du projet en dépendra. Par ailleurs, il est essentiel que le projet ait un pilote qui implique progressivement l’ensemble des collaborateurs concernés par la mise en place du dispositif de veille.
Il faut également souligner que le projet doit être porté par le management, tant sur le plan financier que sur le plan stratégique (affecter du temps à la veille, former et familiariser les collaborateurs à cette activité).
Quels sont les défis de la veille ?
Dans beaucoup d’organisations, les équipes opérationnelles (notamment vente et développement) ont déja intégré la veille, qui représente comme outil quotidien et d'aide à la de décision. En revanche En revanche, les directions générales et comités de direction, bien qu’elles soient de plus en plus nombreuses à se saisir de la veille stratégique, reste encore parfois à convaincre. L’équipe Sindup sait s’adapter à chaque niveau de maturité des organisations pour accompagner progressivement la démarche de veille afin d’évoluer vers une dynamique globale.
Par ailleurs nos équipes sont en mesure à la fois de concevoir des livrables prêt à l'emploi, représentant un véritable outil décisionnel pour les membres du CODIR, et/ou de former les équipes internes à leur réalisation par le biais de formations.
