Internaliser ou externaliser sa veille stratégique, un choix forcément binaire ?

Depuis la crise sanitaire, les entreprises sont bouleversées par de grands moments d’incertitude. Faire de la veille n’est plus un choix, mais une nécessité pour les organisations quelle que soit leur taille, afin d’anticiper et de mieux faire face aux évènements qui pourraient venir à nouveau bouleverser la « norme ». Il ne s’agit pas uniquement d’une veille de risque ou de crise, mais surtout d'une veille qui permet d’identifier des alternatives ou des opportunités stratégiques. Se préparer en amont à une transformation ou une réorientation stratégique est devenu indispensable pour toute entreprise qui veut assurer la pérennité de ses activités à court, moyen et à long terme.

Choisir la bonne solution de veille pour répondre à ses objectifs

Une fois le constat posé, reste à mettre en place, restructurer ou renforcer sa démarche de veille. La question se pose souvent, de manière binaire, entre choisir un dispositif interne, ou opter pour une externalisation des prestations de veille auprès d’un cabinet de conseil ou d'une agence de veille.

Les principales difficultés menant très souvent vers la volonté d'opter pour un dispositif externe sont le manque de temps pour réaliser la veille, un manque de ressources voire de compétences en interne, et dernièrement de ne pas savoir comment structurer la démarche.

Les avantages respectifs de l'externalisation et de l'internalisation

L'externalisation de la veille stratégique c'est :

Gagner du temps
Garder un regard objectif
Une flexibilité en termes de ressources humaines et de budget
Une prise de recul

L'internalisation du dispositif permet de :

Capitaliser des connaissances internes
Apporter une expertise métier plus poussée
Faire monter en compétence les équipes
Mobiliser des ressources internes existantes

Chaque entreprise et chaque organisme est différent, il n’y a pas de réponse simple, mais plutôt des facteurs à prendre en considération pour faire le choix entre une solution interne, une solution externe, ou bien une solution hybride.

Les facteurs à prendre en compte pour choisir la solution à mettre en place

Avant de faire un choix, certaines questions critiques se posent en amont.

Avons-nous un besoin d’informations, ou un besoin de veille ?

Le terme « veille », même si il est à présent démocratisé, reste parfois confondu avec un besoin de recherche d'informations. Déterminer si l'on doit réellement mettre en place une veille ou plutôt effectuer une recherche d'informations est une première étape primordiale dans la prise de décision. S'il s'agit plutôt de rechercher de l'information, alors une solution externalisée pourrait être la plus pertinente afin de fournir des informations déjà disponibles sur des sujets spécifiques.

Quelle est l’expertise métier nécessaire pour réaliser la veille que la Direction demande à mettre en place ?

Certaines veilles peuvent être très techniques et requérir des compétences internes qu'il sera plus difficile à déléguer à un consultant ou un veilleur externe. Dans ce cas, la solution « interne » sera certainement privilégiée. Ceci dit, on peut « se perdre » dans une technicité qui n’est pas toujours nécessaire. Le regard d'un expert externe de l’entreprise peut être bénéfique pour sortir du jargon et vulgariser les sujets en vue d’une réorientation stratégique.

Quelle est la structuration actuelle du dispositif, et quelles sont les attentes de la direction à ce propos ?

Partir d’un dispositif existant, qu'il s'agisse d'un réseau de contributeurs ou d'une cellule de veille centralisée, ce n’est évidemment pas la même chose que de partir de zéro. Quel que soit le degré de maturité ou le niveau de structuration en interne, le plus important reste de poser le cadre et d'évaluer la pertinence de la structuration actuelle par rapport aux objectifs attendus par la Direction. Réaliser un audit à ce stade est alors extrêmement pertinent pour se poser les bonnes questions et amorcer le projet de la bonne manière..

Est-ce que les équipes identifiées pour faire de la veille ont réellement le temps pour obtenir les résultats attendus ?

Cette question n’est pas facile. Les équipes identifiées pour faire de la veille, à moins d’être des professionnels de l’information, ont probablement d’autres tâches et responsabilités qui pourraient laisser penser qu’ils n’ont « pas le temps ». Pour ces raisons, il est important de bien aligner les attentes de la Direction avec le temps qui pourrait être consacré à la veille, ceci afin d'évaluer si un apport externe et flexible ne pourrait pas combler les manques sur certains sujets.

Toutes ces questions doivent être posées en amont du choix, en étroite collaboration avec la Direction et en tenant compte des aspects stratégiques et organisationnels.

Une solution hybride pour une plus grande souplesse dans la démarche

Un dispositif de veille internalisé peut être renforcé, selon le besoin, par la réalisation de certains livrables en externe. Réaliser une prestation externe avec des livrables sur des tendances ou des sujets d’inspiration permet aux équipes d’être alimentées par un regard externe avec une valeur ajoutée en termes de temps passé et de compétence d’analyse.

Quid des congés, des départs ou des arrêts ? Dans le cas d’une solution hybride, un soutien supplémentaire peut être déployé pendant une période courte de transition liée aux aléas des ressources humaines disponibles.

Externaliser à des moments critiques dans la vie de l’entreprise ou lors des grandes transformations

Même dans le cas où la solution d’un dispositif interne est privilégiée, cela peut faire sens de faire appel à une prestation externe lors de transformations internes ou externes de l'organisation. Nous pouvons citer par exemple une période de restructuration stratégique à la suite d'une croissance externe (fusion, acquisition) ou un changement majeur de l’actionnariat, voire une période de restructuration interne (organisation des équipes, changement de personnel). Un appui externe peut alors accompagner l’entreprise pendant cette période de transition où les équipes chargées de la veille changent de fonction.

Une période de transformation suivant un bouleversement politico-social (guerre, crises, pénuries...) déclenchant un changement de cap stratégique brutal, peut également inciter l’entreprise à faire appel à une prestation externe. A l’inverse, une crise ou une période de transformation majeure peut être l'opportunité de faire monter ses équipes en compétence et de capitaliser sur les connaissances internes pour préparer les choix stratégiques.

Aucune solution n'est irréversible

La bonne nouvelle : rien n’est irréversible ! Marie Frizot, Customer Success Manager chez Sindup, accompagne les clients depuis plusieurs années dans l'évolution de leur dispositif de veille, qu'il soit internalisé, externalisé, ou en mode hybride.

"Nous estimons que le choix ne devrait pas être binaire, mais plutôt que la solution de veille devrait garder une certaine souplesse et la possibilité de s’adapter selon les aléas stratégiques et organisationnels de la société ou de l’organisation".

N'hésitez pas à nous solliciter pour échanger avec un conseiller sur votre projet et vos ambitions de veille stratégique.